Das Archiv der Stadt Neustadt an der Orla wird erstmals im Jahr 1640 erwähnt. In einem Schreiben an den Kurfürsten wird die Plünderung der Stadt durch die Schweden geschildert. Dabei waren im Rathaus die Registraturen und brieflichen Dokumente zerrissen worden, auch gingen die Siegel der Stadt verloren. Die Kopialbücher und Stadtrechnungen blieben weitestgehend erhalten.

Ab Mitte des 16. Jahrhunderts hatte die Stadt den Status einer Kreisstadt, wa zu einem umfangreichen Aktenbestand führte. Eine erste Ordnung der Aktenbestände erfolgte im Jahr 1727. Eine zweite Ordnung wurde 1829 vorgenommen, wobei die Bestände in 25 Kapitel eingeteilt wurden. Diese Ordnung bildete die Grundlage für die Datenerfassung mit dem Archivierungsprogramm Faust. Der gesamte Aktenbestand des im Rathaus untergebrachten Archivs wurde ab 1997 in das neuerbaute Archivgebäude am Kirchplatz 7 umgelagert. Die Akten sind dort in einer Fahrregalanlage in Archivkartons gelagert.

Neben dem umfänglichen Bestand von ca. 11.000 Akteneinheiten, welche den Zeitraum vom 15. Jahrhundert bis heute umfassen, verfügt das Archiv über eine regionalgeschichtliche Bibliothek mit ca. 300 Bänden.