Das Archiv hat schon in der ersten Hälfte des 17. Jahrhunderts bestanden, da in den Ratsrechnungen Beträge für Binden von Geschoss-, Steuer- und anderen Büchern, für Abschreiben von Stadtstatuten, wichtiger Rezesse u. a. genannt werden. 1728 wird es durch den Stadtschreiber, Advokat Ch. Fr. Knauer, zum ersten Mal geordnet, aber schon 1748 wird dem Stadtschreiber Franz zur Pflicht gemacht, das Archiv „wieder in Ordnung zu bringen“.
Der große Stadtbrand 1837 vernichtet auch das Rathaus und mit ihm einen großen Teil des Archivs, und 1864 bestand sogar seitens der Stadt die Absicht, die vorhandenen Urkunden von 1329 bis 1334 an das deutsche Nationalmuseum in Nürnberg zu verkaufen, was aber glücklicherweise verhindert wurde.
Der erste, der das Archiv als Quelle zur Geschichte der Stadt verwendete, war der 1864 bis 1889 amtierende Bürgermeister Dr. Julius Alberti. Mehrere Veröffentlichungen bezeugen seine Arbeit. Durch die Bemühungen des Archivars des reußischen Hausarchivs, Dr. Berthold Schmidt, kam das Archiv 1905 in das Timmichhaus und Gymnasiallehrer Dr. Walter Böhme wurde ehrenamtlicher Archivar. Er ordnete gemeinsam mit Dr. Schmidt die bisher auf dem Boden des Rathauses in Staub und Ruß liegenden Akten und fing an, einen Zettelkatalog anzulegen. Leider riss ihn der Tod aus dieser Arbeit, und Lehrer Oskar Pasoldt wurde sein Nachfolger, der aber die Arbeit nicht fortsetzte.
1919 kam das Archiv in das in Staatsbesitz übergegangene Schloss, Berufsschulleiter R. Hänsel wurde zum neuen Archivar bestellt, der es wieder ordnete und benutzbar machte.
Der angelo-amerikanische Luftangriff am 8. April 1945 vernichtete das Schloss, das Stadtarchiv verlor etwa 25 bis 30 Prozent seines Bestandes. Nachdem es ein halbes Jahr - nur notdürftig gegen Witterungseinflüsse geschützt - in der Ruine des Schlosses lag, wurde es aus Mangel an Räumen nach dem Rathausboden gebracht, bis im Timmichhaus wieder neue Räume frei wurden. Danach konnte eine Neuordnung erfolgen und das Archiv wieder nutzbar gemacht werden.
Seit 1990 befindet sich das Archiv nunmehr in einem neuen Domizil in der Pfortengasse 3. Auf 3 Etagen konnten dort alle Aktenbestände sicher und übersichtlich gelagert werden. Durch die Eingemeindungen einzelner Ortsteile in die Stadt Schleiz Mitte der 90er Jahre konnten somit auch Bestände der damaligen Gemeindeverwaltungen mit aufgenommen werden. Da das Gebäude aber nicht über einen Leseraum verfügt, erfolgen die Anmeldungen zum Archiv grundsätzlich über die Stadtverwaltung im Rathaus.
Wir stellen den Nutzern die Unterlagen in einem dafür vorhandenen Leseraum zur Verfügung. Das Stadtarchiv Schleiz enthält außer 119 Urkunden von 1342 bis 1769 und den Abteilungen Handschriften und Zeitungen etwa 950 laufende Meter städtische Akten bis zur Gegenwart, wenn man die Aktenbündel nebeneinander stellen würde. Die Bestände enthalten wichtiges Material zur Stadtgeschichte sowie zur Erforschung der Kultur- und Familiengeschichte.